Mit der Lockerung der Covid-Beschränkungen auf der ganzen Welt wächst bei Unternehmen und Organisationen der Wunsch, zu persönlichen Veranstaltungen zurückzukehren – wie Teambuilding, Firmenfeiern und Kundenveranstaltungen. Es hat zwei lange Jahre gedauert, aber jetzt sind wir endlich in der Lage, uns zu solchen Anlässen wieder zu treffen! Aber die wichtigste Frage ist: Sind Sie bereit, wieder persönliche Veranstaltungen zu organisieren?

Da so viele verschobene Veranstaltungen jetzt wieder auf den Terminplan gesetzt werden, besteht eine riesige Nachfrage auf dem Markt. Leider müssen wir mit der Tatsache rechnen, dass die Ressourcen in der Veranstaltungsbranche voraussichtlich knapp sein werden. Hier sind unsere Tipps, damit Sie sich gut vorbereiten können und alles nach Plan läuft.

1) Frühzeitig buchen

• Ganz gleich, ob es sich um den Veranstaltungsort, einen Lieferanten oder einen anderen MICE-Partner (Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions) handelt, stellen Sie sicher, dass Sie lange im Voraus buchen. Jeder beginnt nun wieder damit, persönliche oder hybride Veranstaltungen zu organisieren, sodass die Nachfrage wahrscheinlich das Angebot übersteigen wird. Beginnen Sie frühzeitig mit den Vorbereitungen, idealerweise ein paar Monate im Voraus.

2) Überprüfen Sie die Stornierungsbedingungen

• Man weiß nie, wann Covid wieder auftaucht und einen Strich durch die Rechnung macht. Überprüfen Sie die Stornierungsbedingungen, damit Sie keine bösen Überraschungen erleben, wenn Sie den Termin verschieben müssen.

3) Bereiten Sie sich auf Plan B und möglicherweise auch auf Plan C vor.

• Denken Sie daran, dass Sie vorbereitet sein müssen, falls die Beschränkungen wieder eingeführt werden. Gehen Sie verschiedene Szenarien im Detail durch und entscheiden Sie, welche zusätzlichen Maßnahmen für Ihre Veranstaltung relevant sein könnten, z. B. das Scannen von Impfnachweisen, Mundschutz, 2-Meter-Abstand, Handdesinfektionsmittel usw.
• Es ist auch klug, einen Ersatzstandort oder eine Ersatzplattform in petto zu haben. Wenn Ihre persönliche Veranstaltung in letzter Minute nicht stattfinden kann oder verkürzt werden muss, können Sie jederzeit auf eine Online-Veranstaltung ausweichen. Prüfen Sie die Ihnen zur Verfügung stehenden Möglichkeiten und erstellen Sie einen Aktionsplan.
• Je mehr Flexibilität Sie vor der Veranstaltung in Ihre Pläne einbauen, desto einfacher wird es sein, sie bei Bedarf zu ändern.

4) Erstellen Sie einen Ablaufplan mit einer Checkliste

• Erstellen Sie eine Liste aller Aktionen, die vor, während und nach Ihrer Veranstaltung stattfinden müssen. Ein Ablaufplan für eine Veranstaltung stellt sicher, dass jeder, der an der Organisation Ihrer Veranstaltung beteiligt ist, genau weiß, was er wo und wann zu tun hat. Ein professioneller Ablaufplan ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass Sie jeden Aspekt Ihrer Veranstaltung abdecken und dass alles reibungslos abläuft. Es ist ganz einfach, einen solchen Plan in Excel zu erstellen, aber auch online gibt es nützliche Tools, die Ihnen bei der Erstellung eines Ablaufplans helfen.
• Vergessen Sie nicht, dass sowohl das Personal als auch die Materialien aufgrund des großen Andrangs knapp werden. Sie möchten also wirklich nicht in eine Situation geraten, in der Sie Änderungen in letzter Minute vornehmen müssen. Die Verwendung einer Checkliste stellt sicher, dass kein Detail ausgelassen wird und Sie in der Lage sind, sorgfältig und strukturiert zu arbeiten. Es sind all diese kleinen Details, die aus einer gelungenen Veranstaltung ein wirklich unvergessliches Erlebnis machen!

5) Fokus auf das Erlebnis

• Das Gesamterlebnis der Veranstaltung ist nach wie vor wichtig, denn es bedeutet, dass Ihre Teilnehmer mit Freude auf die Veranstaltung zurückblicken und Ihre Botschaft im Gedächtnis bleibt. Aber es muss alles stimmig sein. Niemand wird sich an den Instagram-tauglichen Eingang erinnern, wenn die Toiletten schmutzig sind. Die Zeit, die Besucher zum Knüpfen von Kontakten und zum geselligen Beisammensein am Ende Ihrer Veranstaltung nutzen können, wird durch stundenlange Warteschlangen beim Verlassen des Parkplatzes geschmälert, weil es nur eine Ausfahrt für Tausende Besucher gibt.
• Konzentrieren Sie sich also auf das Erlebnis der Veranstaltung, nicht nur bei persönlichen, sondern auch bei Online-Veranstaltungen. Denn das Erlebnis für Ihre Teilnehmer ist bei einer Online-Veranstaltung wahrscheinlich noch wichtiger als bei einer physischen Veranstaltung. Wenn die Veranstaltung online ist, kann man nicht herumlaufen und ein Gefühl für die Atmosphäre bekommen. Bei Online-Veranstaltungen kommt es also wirklich auf die kleinen Details an. Glücklicherweise gibt es – auch dank der Pandemie – inzwischen zahlreiche interaktive Veranstaltungsplattformen auf dem Markt, die das Veranstaltungserlebnis erheblich verbessern können. Darüber hinaus gibt es eine ganze Reihe zusätzlicher Instrumente, die einen Mehrwert bieten. Abstimmsysteme sind ein Beispiel, aber es gibt auch andere ...
• Haben Sie schon von der „Peak-End-Regel“ gehört? Dabei handelt es sich um ein psychologisches Modell, das davon ausgeht, dass die Teilnehmer ein Ereignis auf der Grundlage von Zeitpunkten und nicht auf der Grundlage des gesamten Erlebnisses beurteilen. Was sind die Momente, die Ihnen am längsten in Erinnerung bleiben? In der Regel sind es der Höhepunkt und das Ende einer Veranstaltung. Dies gilt es zu beachten, wenn Sie möchten, dass Ihre Veranstaltung einen guten Nachgeschmack hinterlässt.

6) Holen Sie sich bei Bedarf professionelle Hilfe.

• Ganz gleich, ob es sich um die Organisation von Präsenz-, Hybrid- oder Online-Veranstaltungen handelt, Unternehmen lagern zunehmend die gesamte Organisation ihrer Veranstaltung an einen einzigen Partner aus. Sie suchen jemanden, der sich um alle Aspekte der Organisation der Veranstaltung kümmern kann, sowohl vor Ort als auch online. Neue Technologien und hybride Systeme werden nicht verschwinden, und sie erfordern ein gewisses Maß an technischem Know-how. Es ist also klug, Fachleute hinzuzuziehen, die Erfahrung in diesem Bereich haben und Sie entsprechend beraten können.

Müssen Sie demnächst eine Online-Veranstaltung, ein Webinar, eine Live- oder Hybrid-Konferenz organisieren? Wir helfen Ihnen gerne dabei. Die breite Palette an Dienstleistungen, die wir anbieten, in Kombination mit unserem umfassenden technischen Fachwissen über Onsite-, Online- und Hybrid-Events sind unser Alleinstellungsmerkmal.

Wir wollen Ihnen ein unvergessliches Veranstaltungserlebnis vor, während und nach Ihrer Veranstaltung bieten! Deshalb stellen wir Ihre Bedürfnisse und Erwartungen in den Mittelpunkt und bieten Ihnen maßgeschneiderte Lösungen.

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Sie können sich gerne per E-Mail an: events@presencegroup.eu mit uns in Verbindung setzen.

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