Nu de COVID-maatregelen in heel de wereld worden versoepeld, willen bedrijven en organisaties steeds vaker teruggrijpen naar evenementen met fysieke aanwezigheid, zoals teambuildings, bedrijfsfeesten en evenementen voor klanten. Het waren twee lange jaren, maar eindelijk kunnen we elkaar opnieuw persoonlijk ontmoeten bij dergelijke gelegenheden! De belangrijkste vraag is deze: bent u klaar om opnieuw evenementen met fysieke aanwezigheid te organiseren?

Evenementen kunnen opnieuw doorgaan. Dat betekent dat de vraag groot is, want veel uitgestelde evenementen staan weer op de agenda. Jammer genoeg zal er wellicht een tekort aan beschikbare middelen zijn in de evenementensector. Het loont dus zeker de moeite om hiermee rekening te houden. Dit zijn onze tips om u te helpen bij een tijdige voorbereiding zodat alles verloopt zoals gepland.

1) Reserveer ruim van tevoren

• Of het nu gaat om de locatie, een leverancier of een andere MICE-partner (MICE = meetings, incentives, conferences, exhibitions), let erop dat u ruim van tevoren reserveert. Iedereen begint weer fysieke of hybride evenementen te organiseren. De vraag zal dus ongetwijfeld groter zijn dan het aanbod. Begin tijdig aan de voorbereiding, liefst enkele maanden vooraf.

2) Ga de annuleringsvoorwaarden na

• COVID kan opnieuw de kop opsteken en een spaak in de wielen steken. Verifieer de annuleringsvoorwaarden, zodat u niet onaangenaam wordt verrast als u een en ander moet verzetten.

3) Zorg voor een plan B en mogelijk zelfs een plan C

• Denk eraan dat u voorbereid moet zijn als er opnieuw beperkingen worden opgelegd. Werk verschillende scenario's in detail uit en beslis welke bijkomende maatregelen relevant kunnen zijn voor uw evenement, bijvoorbeeld het scannen van Covid Safe Tickets, mondmaskers, afstandsregels, handontsmetting, enz.
• Het is ook een goed idee om regelingen te treffen voor een back-uplocatie/-platform. Als uw fysiek evenement op de valreep niet kan doorgaan – of moet worden ingekort – kunt u nog altijd overschakelen naar een online evenement. Overloop alle beschikbare opties en werk een actieplan uit.
• Hoe flexibeler uw plannen zijn vóór het evenement, hoe makkelijker u ze kunt wijzigen als dat nodig zou blijken.

4) Maak een tijdsplanning met een checklist

• Stel een lijst op met alle acties die vóór, tijdens en na uw evenement moeten gebeuren. Zo'n tijdsplanning of 'run sheet' voor uw evenement garandeert dat iedereen die bij de organisatie van uw evenement is betrokken, exact weet wat er waar en wanneer moet gebeuren. Een professionele tijdsplanning is essentieel om erop toe te zien dat u elk aspect van uw evenement in acht neemt en dat alles vlot verloopt. U kunt zo'n planning makkelijk creëren in Excel, maar er zijn ook online nuttige tools te vinden voor het opmaken van een 'run sheet'.
• Vergeet niet dat er een tekort aan mensen en materialen zal zijn wegens de verwachte stormloop op evenementen. Bereid u voor zodat u geen veranderingen moet doorvoeren op het allerlaatste moment. Werken met een checklist garandeert dat geen enkel detail over het hoofd wordt gezien en dat u weloverwogen en gestructureerd te werk kunt gaan. Het zijn die kleine details die van een geslaagd evenement een ronduit memorabele ervaring maken!

5) Focus op de beleving

• De algehele ervaring die het evenement genereert, blijft belangrijk. Een fijne ervaring betekent immers dat de deelnemers met plezier terugblikken op het gebeuren en dat uw boodschap bij hen blijft hangen. Maar het moet allemaal consistent zijn. Niemand zal terugdenken aan die Instagramwaardige ingang als de toiletten smerig waren. Mensen trekken graag tijd uit voor netwerken en sociale contacten op het einde van uw evenement. Die tijd zal echter sterk worden ingekort als er ellenlange wachtrijen zijn om van de parking weg te rijden omdat er slechts één uitgang is voor duizenden bezoekers.
• Besteed dus de nodige aandacht aan de evenementbeleving, niet alleen voor fysieke maar ook voor online evenementen. Omdat de ervaring van uw deelnemers wellicht nog belangrijker is bij een online evenement dan bij een fysiek gebeuren. Bij een online evenement kunnen mensen immers niet rondwandelen en de atmosfeer opsnuiven. Bij online evenementen schuilt het geheim dus in de kleine details. Gelukkig zijn er vandaag de dag, mede dankzij de pandemie, talrijke interactieve evenementenplatformen beschikbaar op de markt die de evenementbeleving veel intenser maken. Er zijn ook tal van bijkomende tools die voor een meerwaarde kunnen zorgen. Stemsystemen zijn een goed voorbeeld, maar er zijn er nog andere ...
• Hebt u al eens gehoord van de 'peak-end rule' of piek-einderegel? Dit is een psychologisch model dat stelt dat deelnemers een evenement beoordelen op basis van specifieke momenten in plaats van de ervaring in haar geheel. Welke momenten blijven u het langst bij? Over het algemeen zijn dat het hoogtepunt en het einde van het evenement. Dit is een goed principe om te hanteren als u de perceptie van uw evenement wilt versterken.

6) Zoek professionele hulp indien nodig

• Of het nu gaat om fysieke, hybride of online evenementen, bedrijven besteden de volledige organisatie van hun evenement steeds vaker uit aan één enkele partner. Ze zoeken iemand die zorg kan dragen voor elk aspect van de organisatie van zowel fysieke als online evenementen. Nieuwe technologieën en hybride configuraties zullen niet meer verdwijnen en vergen een bepaalde mate van technische expertise. Het is dus verstandig om in zee te gaan met mensen die ervaring hebben op dit gebied en die het juiste advies kunnen geven.

Moet u binnenkort een online evenement, een webinar, een live of hybride congres organiseren? Dan helpen wij u graag. Onze unieke troef: wij bieden een brede waaier van diensten aan en hebben de nodige technische deskundigheid in huis op het vlak van fysieke, online en hybride evenementen.

Bij Presence willen we altijd een onvergetelijke ervaring bieden vóór, tijdens en na uw evenement! Daarom komen uw behoeften en verwachtingen bij ons op de eerste plaats en verlenen we diensten op maat.

Wilt u meer weten over wat we voor u en uw bedrijf of organisatie kunnen betekenen?

Neem dan gerust contact met ons op via events@presencegroup.eu.

‍