.png)
Een meeting of evenement organiseren, doe je niet in een vingerknip. Misschien neemt u met plezier een stukje van de organisatie voor uw rekening en zoekt u enkel een event partner op afroep. Of wenst u de gehele organisatie van uw meeting of business event toe te vertrouwen aan een ervaren partij gespecialiseerd in event organisatie. The Presence Group springt bij waar nodig!
Met jaren ervaring, ruime expertise en een bruisend netwerk van straffe partners bekijken, begeleiden en boosten we uw meeting of evenement in al haar organisatorische facetten. Van mooie boottochten, over inspirerende stadsbezoeken, tot stipt vervoer. Onze meeting en event organisatie speelt precies in op uw organisatorische noden.
Meeting en event organisatie mét of zónder alles erop en eraan
Vergaderlocaties
Onze event managers zoeken en vinden een evenementenlocatie met enerzijds allure en anderzijds handige faciliteiten zoals ruime vergaderzalen, meertalige medewerkers, presentatieschermen …
Hotelreservaties
The Presence Group heeft een neus voor klassevolle hotels. Wij vergelijken prijzen, schuiven een selectie naar voren en boeken de nodige overnachtingen. Uw deelnemers en u kunnen op beide oren slapen.
Reisplanningen
Of uw gasten nu van vlakbij komen of overzees, The Presence Group zorgt ervoor dat iedereen tijdig en zorgeloos uw meeting of event bereikt. Wij reserveren de juiste vliegtickets, treintickets en taxi’s op het juiste moment.
Avondactiviteiten
De boog hoeft niet altijd gespannen te staan. ‘s Avonds is er tijd en ruimte voor ontspanning. Wij brengen uw gezelschap tot bij de mooiste trekpleisters en de lekkerste restaurants.
Hand-outs
De agenda van uw meeting of event of de hand-outs van de presentaties? Wij zorgen voor het kwalitatief drukken en tijdig bezorgen van alle materialen aan uw genodigden. Voorbereiding is key!
Ontdek onze veelzijdige technische omkadering
Tolkencabine
De tolkencabines van The Presence Group zijn ISO gecertificeerd, geluidsdicht en creëren de ideale werkomgeving voor 2 tolken. De tolken ontvangen het geluid helder en rechtstreeks met hun headset en vertalen via een speciale console en microfoon. Aangezien de cabine zich vaak achteraan in de ruimte bevindt, hebben de tolken een goed zicht op de deelnemers zonder hen te storen.
Headsets & ontvangers
Bij aanvang van live congressen en events, krijgt het publiek een headset en infrarood ontvanger. Elke deelnemer stemt af op het juiste kanaal en ontvangt zo de gepaste vertolking via de headset. Op zoek naar een alternatief? Ga dan voor een efficiënte aanpak en laat de deelnemers hun smartphone gebruiken in plaats van de infrarood ontvanger. Handig!
Tafelmicrofoons en headsets
Panels, rondetafelgesprekken, vergaderingen in U-shape, … Live meetings met veel interactie vragen om sterke technische support. The Presence Group voorziet voor elke deelnemer een tafelmicrofoon met headset, dynamische vertaaltools die gesprekken en discussies vlot laten verlopen.
Tourguide sets
Een tourguide set (ook fluisterset of bidule genoemd) is ideaal voor compacte groepen met een beperkt aantal talen. Deze draagbare koffer bevat ontvangers, headsets en microfoons, afgestemd op de grootte van het publiek. De tolk fluistert in de microfoon en de deelnemers volgen de vertolking aan de hand van een hoofdtelefoon via radiofrequentie. Gemakkelijk én budgetvriendelijk!
Randapparatuur
Naast cabines en headsets, staat The Presence Group ook in voor de totale omkadering van uw meertalige live meeting. Geluidsinstallaties, microfoons, schermen, laptops, tablets, … Wij hebben alles in huis voor de opbouw van een volledige installatie. Minder papier, meer on-screen? Onze technische support verloopt steeds meer digitaal, wat een gunstig effect heeft op uw ecologische voetafdruk.
De technicus
Uw live meeting in ervaren handen, van eerste check tot finale demontage? The Presence Group voorziet een technicus die de installatie tijdig opbouwt, nauwkeurig test en bijstuurt waar nodig. Ook tijdens de meeting blijft onze expert permanent ter plaatse zodat uw event vlot en vlekkeloos verloopt.
De kenmerken van een hybride meeting
- Het is een combinatie van deelnemers, sprekers en sessies op locatie en op afstand
- Gebruik van eigen apparatuur thuis in combinatie met "live hardware" op locatie
- Technische ondersteuning, ondersteuning tijdens uw meetings en bij de moderatie, zowel op locatie van op afstand
.jpg)
Hoe werkt een hybride meeting?
Kan niet iedereen uw uw meeting persoonlijk bijwonen? Wij hebben hier een oplossing voor. Sommige deelnemers kunnen bijvoorbeeld samenkomen in een meetingroom, terwijl andere deelnemers de vergadering op afstand volgen.
Onze technicus zal op locatie aanwezig zijn Onze technicus zal ter plaatse zijn om de hardware apparatuur (zoals camera's, microfoons, headsets) te installeren en de benodigde systemen te testen. Tijdens de hybride meeting zal hij het geluid- en videosignaal naar de tolken streamen. Dit garandeert dat alle deelnemers de vertolking live ontvangen.
Simultaanvertolking kan nodig zijn tijdens uw hybride meeting, maar de tolken kunnen op afstand werken. Zij ontvangen geluid direct via onze technische oplossing en hardware-apparatuur waardoor ze de deelnemers van vertolking kunnen voorzien.
De coördinator zal uw SPOC (single point of contact) zijn. Doordat deze coördinator direct met u, de technicus en de tolken in contact staat, is hij/zij altijd op de hoogte van de status van elk project en kan hij/zij indien nodig direct wijzigingen in de aanvragen aanbrengen.
Een online moderator maakt de communicatie mogelijk tussen deelnemers online en op afstand. Hij of zij zorgt ervoor dat uw hybride meeting soepel verloopt.
Dankzij de hybride opzet kan de notulist ook van thuis uit werken, aangezien hij/zij de vergadering kan volgen via onze streamingoplossingen.
Wat zijn de meest voorkomende valkuilen van hybride meetings?
Na de COVID-pandemie staan bedrijven voor een nieuwe uitdaging: hybride meetings en events. Maar laten we, voordat u er halsoverkop in duikt, eerst leren van de 5 meest voorkomende valkuilen waarvan bedrijven denken dat ze er niet in zullen trappen.
- Technische eisen
De koppeling met bestaande systemen/apparatuur moet worden getest om te controleren of alles naar behoren werkt. Er is een stabiele internetverbinding nodig om ervoor te zorgen dat uw externe deelnemers, sprekers, tolken en andere belanghebbenden de hybride meeting probleemloos kunnen volgen.
- Technisch onderlegde deelnemers op afstand
Zorg ervoor dat iedereen goed voorbereid is; geef deelnemers een handleiding of richtlijnen voor het verbinden met en het gebruik van het platform.
- Meetingetiquette
Net als bij een live meeting is het ook tijdens het bijwonen van een online meeting belangrijk om basisetiquette in acht te nemen. Er is een aantal dingen waar u op moet letten.
- Wettelijke naleving
Hoe zit het met de gegevensbescherming? Worden problemen met de firewall op voorhand aangepakt? Staat uw bedrijf toe dat u de app downloadt of dat u met Chrome werkt?
- Verschil in verwachtingen/ervaringen
Vergeet niet dat mensen op locatie en op afstand verschillende verwachtingen en ervaringen hebben. Een praatje in de koffiecorner of via de laptop is niet hetzelfde.
Laat u niet afschrikken door de complexiteit. Wij zorgen ervoor dat u niets vergeet!
Hoe werkt een online meeting?
Een online platform, computer of smartphone en internet. Dat is alles wat u nodig heeft om een virtuele meeting te organiseren!
Een virtuele meeting vindt plaats via een browser of app die u kunt downloaden op uw computer of smartphone. Met deze online vergadersoftware kunnen deelnemers met elkaar communiceren en de meeting thuis volgen.
Mogelijk heeft u tijdens uw online meeting een simultane vertaling nodig, maar in dit geval hoeven onze tolken niet op locatie te zijn, ze kunnen op afstand werken. Via onze technische oplossing ontvangen ze geluid rechtstreeks en kunnen ze de deelnemers zo van een vertaling voorzien.
Behalve tolken kan er ook een online technicus geleverd worden tijdens uw virtuele meeting. Deze zal vóór en tijdens de meeting aanwezig zijn om de nodige systemen op te zetten, aan te sluiten en te testen. Ook tijdens de meeting zal de technicus alles in de gaten houden om ervoor te zorgen dat uw meeting soepel verloopt.
Een online moderator maakt de communicatie tussen deelnemers online mogelijk. Hij of zij zorgt ervoor dat uw virtuele meeting soepel verloopt.
Ook notuleren tijdens online meetings is mogelijk. Wij kunnen ervoor zorgen dat de notulist thuis kan werken door de meeting via onze streaming oplossingen te volgen.
Heeft u binnenkort een online meeting op de planning staan?
Kies het juiste platform voor uw online meeting
Er is tegenwoordig veel mogelijk tijdens uw virtuele of online vergadering. Zorg ervoor dat u het perfecte interactieve vergaderplatform kiest (bijvoorbeeld ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams, enz.).
Bent u op zoek naar een overzicht van de verschillende functies die onze platforms bieden voor uw virtuele meeting? Gebruik onze handige checklist om te bepalen welke functies u nodig heeft voor uw meeting of event! Afhankelijk van uw wensen en behoeften laten we u weten welk virtuele platform het meest geschikt is.
.jpg)
The Presence Group, uw ervaren meeting en event organisator
The Presence Group kan meer dan 20 jaar relevante praktijkervaring voorleggen in event organisatie. Wij managen professionele nationale en internationale meetings en evenementen tot in het kleinste detail en dit voor tal van bruisende bedrijven. Als centraal aanspreekpunt leiden we alles in goede banen, zijn we steeds up-to-date over de lopende zaken en bieden we iedere kleine of grote vraag het hoofd. Laat ons uw meeting of event in handen nemen en focus u met een gerust hart op uw connecties!
.png)
.png)
