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L’organisation d’un événement ou d’une réunion ne se fait pas en claquant des doigts. Vous souhaitez prendre en charge une partie de l’organisation seulement et cherchez dès lors un partenaire événementiel pour vous assister sur mesure ? Vous préférez confier toute l’organisation de votre réunion ou de votre événement d’entreprise à un spécialiste de l’organisation événementielle ? Presence Group se tient à votre disposition !
Forts de nos nombreuses années d’expérience, de notre vaste expertise et d’un réseau de partenaires de haut niveau, nous supervisons, encadrons et renforçons votre réunion ou votre événement dans tous ses aspects organisationnels. Que vous souhaitiez faire une magnifique excursion en bateau, une visite de ville inspirante ou que vous ayez juste besoin de transports ponctuels, nos gestionnaires de réunions et d’événements se chargent de répondre à la perfection à vos demandes en matière d’organisation.
Organisation de réunions et d’événements à la carte
Lieux de réunion
Nos gestionnaires d’événements cherchent et trouvent un lieu d’événement à la fois élégant et doté de toutes les infrastructures nécessaires comme des salles de réunion spacieuses, des collaborateurs multilingues, des écrans de présentation…
Réservations d’hôtel
Presence Group a le don de dénicher des hôtels élégants. Nous comparons les prix, vous soumettons des propositions et réservons les nuitées nécessaires. Vos participants et vous-même pouvez dormir sur vos deux oreilles.
Planification de voyages
Que vos invités viennent de près ou de loin, Presence Group fait en sorte que tous puissent arriver à temps et assister à votre réunion ou à votre événement l’esprit tranquille. Nous réservons les billets d’avion, les tickets de transport en commun et les taxis adéquats au bon moment.
Activités en soirée
L’arc ne peut pas toujours être tendu. La soirée est généralement placée sous le signe de la détente. Nous emmenons vos invités dans les plus beaux lieux d’intérêt et dans les meilleurs restaurants.
Supports papier
Vous souhaitez que vos participants disposent de l’agenda de votre réunion ou de votre événement ou des supports de la présentation ? Nous imprimons tout le matériel dont vous avez besoin en haute qualité et faisons en sorte qu’il soit remis à temps à vos invités. La préparation est primordiale !
Découvrez les multiples facettes de notre encadrement technique
Cabine d'interprétation
Les cabines d'interprétation de Presence, certifiées ISO et insonorisées, constituent l'environnement de travail idéal pour 2 interprètes. Les interprètes captent parfaitement le son qui leur est directement transmis via leur micro-casque et ils effectuent la traduction à l'aide d'une console spéciale et d'un micro. La cabine étant généralement installée au fond de la salle, les interprètes ont une vue optimale des participants sans les déranger pour autant.
Micro-casques & récepteurs
Au début des conférences et des événements en présentiel, le public reçoit un micro-casque et un récepteur infra-rouge. Chaque participant règle ce dernier sur le canal adéquat et reçoit ainsi la traduction appropriée via son micro-casque. Vous cherchez une alternative ? Dans ce cas, optez pour une approche efficace et demandez aux participants d'utiliser leur smartphone en lieu et place du récepteur infra-rouge. Très pratique !
Micros de table et micro-casques
Débats, tables rondes, réunions en U... Les réunions en présentiel où l'interaction est importante nécessitent un support technique fiable. Presence fournit à chaque participant un micro de table et un micro-casque : des outils de traduction dynamiques qui assurent la fluidité des entretiens et des discussions.
Sets Tourguide
Le set Tourguide (également nommé valisette d’interprétation, set de chuchotage ou Bidule) est idéal pour les groupes compacts dans lesquels un nombre limité de langues interviennent. Cette valisette contient des récepteurs, des micro-casques et des micros, en fonction de la taille du public. L'interprète chuchote dans le microphone et les participants, munis d'un casque d'écoute, suivent la traduction qui leur est transmise par fréquence radio. Facile et peu coûteux !
Équipement périphérique
Outre les cabines et les micro-casques, Presence assure également l'encadrement de votre réunion en présentiel de A à Z. Installations acoustiques, micros, écrans, ordinateurs portables, tablettes... Nous possédons tous les outils nécessaires à la mise en place d'une installation complète. Moins de papier, plus d'écrans ? Grâce à la numérisation croissante de notre support technique, vous réduisez votre empreinte écologique.
Le technicien
Vous voulez confier votre réunion en présentiel à une équipe expérimentée, depuis la première vérification jusqu'au démontage final ? Presence met à votre disposition un technicien qui monte l'installation en temps voulu, teste celle-ci scrupuleusement et, le cas échéant, procède aux adaptations nécessaires. Notre expert reste également sur place pendant toute la durée de votre événement afin d'en assurer le parfait déroulement.
Les caractéristiques d'une réunion hybride
- Combinaison de participants, d'orateurs et de sessions à distance et sur place
- Utilisation d'un appareil à domicile combiné avec du « matériel live » sur place
- Assistance technique sur place et à distance, support et modération aux réunions
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Comment fonctionne une réunion hybride ?
Certains participants ne pourront être présents physiquement à la réunion ? Nous avons la solution. Par exemple, quelques participants peuvent se réunir dans une salle de conférence et d'autres, suivre la réunion à distance.
L'un de nos techniciens sera présent sur place pour installer l'équipement technique (caméras, micros, casques etc.) et tester le système. Lorsque la réunion débutera, il enverra en temps réel le son et la vidéo aux interprètes. De cette manière, tous les participants pourront recevoir l'interprétation en temps réel.
Si vous avez besoin d'interprétation simultanée lors de votre réunion hybride, les interprètes peuvent travailler à distance. Notre équipement technique permet de leur faire parvenir le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.
Le coordinateur de Presence sera votre unique personne de contact. Étant donné que ce coordinateur est en contact direct avec vous, le technicien et les interprètes, il/elle est toujours au courant du statut de chaque projet et peut, si nécessaire, apporter des modifications instantanées aux demandes.
Le modérateur facilite la communication entre les participants en ligne. Il/Elle fera en sorte que votre réunion hybride se déroule sans accroc.
Grâce à la solution hybride, le preneur de notes peut également travailler à domicile étant donné qu'il/elle peut suivre la réunion à distance.
Vous organisez une réunion hybride prochainement ?
Quels sont les pièges les plus courants des réunions hybrides ?
Depuis la pandémie de Covid-19, les entreprises doivent faire face à de nouveaux défis, à savoir les réunions et événements hybrides. Avant de foncer tête baissée, tirons les leçons des 5 pièges les plus courants auxquels les entreprises se s'attendent pas toujours à être confrontées.
- Les exigences techniques
Le lien avec les systèmes et les équipements existants doit être testé pour s'assurer que tous les appareils fonctionnent. Une connexion Internet dédiée stable est nécessaire pour que vos participants, orateurs, interprètes et autres parties prenantes à distance puissent suivre la réunion hybride en toute tranquillité.
- Des participants à distance à la pointe de la technologie
Assurez-vous que tout le monde est bien préparé, fournissez à chaque personne un manuel ou des directives sur la façon de se connecter et d'utiliser la plateforme.
- Les règles de bienséance en réunion
Lorsque vous participez à une réunion en ligne, il est important de respecter certaines règles de bienséance, comme lors d'une réunion en présentiel. Plusieurs éléments sont à surveiller.
- La conformité juridique
Qu'en est-il de la protection des données ? Les questions de pare-feu ont-elles été abordées en amont ? Votre entreprise vous permet-elle de télécharger l'application ou de travailler avec Chrome ?
- La différence en termes d'attentes/expériences
Ne l'oubliez pas : les personnes sur place et à distance ont des attentes et des expériences différentes. Les discussions informelles à la machine à café ou par ordinateur interposé ne sont pas les mêmes.
Ne vous laissez par impressionner par la complexité. Nous nous assurons que vous n'oubliez rien !
La configuration d'une réunion virtuelle
Une plateforme virtuelle, un ordinateur ou un smartphone et Internet. Voici tout ce dont vous avez besoin pour organiser une réunion virtuelle !
Une réunion virtuelle a lieu sur un navigateur Web ou une application que vous pouvez télécharger sur votre ordinateur ou votre smartphone. Par le biais de ce logiciel en ligne, les participants peuvent interagir les uns avec les autres et suivre la réunion de chez eux.
L'interprétation simultanée peut être nécessaire pendant votre réunion virtuelle, mais dans ce cas les interprètes n'ont pas besoin d'être présents sur place, ils peuvent travailler à distance. Grâce à notre solution technique, ils reçoivent le son en temps réel afin qu'ils puissent interpréter pour les participants.
À l'instar des interprètes, un technicien en ligne peut être mis à disposition lors de votre réunion virtuelle. Il ou elle sera présent avant et pendant la réunion pour mettre en place, connecter et tester les systèmes nécessaires. Pendant la réunion en ligne, le technicien surveillera également tout ce qui se passe pour s'assurer du bon déroulement de la réunion.
Un modérateur en ligne facilitera la communication entre les participants en ligne. Il ou elle fera en sorte que votre réunion virtuelle se déroule sans accroc.
Il est également possible de prendre des notes pendant les réunions en ligne. Nous pouvons faire en sorte que le preneur de notes puisse travailler depuis son domicile puisqu'il/elle peut suivre la réunion via nos solutions de streaming.
Vous voulez organiser une réunion virtuelle prochainement ?
Quelles sont les solutions possibles ?
Il existe actuellement de nombreuses options pour votre réunion virtuelle ou en ligne. Assurez-vous de choisir la plateforme de réunion interactive idéale (comme ZOOM, InEvent, VoiceBoxer, KUDO, Teams,...).
Vous cherchez un aperçu de toutes les différentes fonctionnalités que nos plateformes proposent pour votre réunion virtuelle ? Décidez quelles fonctionnalités votre réunion ou événement doit utiliser par le biais de notre check-list pratique ! En fonction de vos préférences et de vos besoins, nous pouvons vous conseiller la plateforme virtuelle qui vous convient le mieux !
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Presence Group, votre coordinateur de réunions et d’événements expérimenté
Presence Group dispose de plus de 20 ans d’expérience dans la gestion d’événements sur place. Nous organisons dans les moindres détails des réunions et des événements professionnels à l’échelle nationale et internationale pour de nombreuses entreprises dynamiques. En tant que point de contact central, nous faisons en sorte que tout se déroule pour le mieux, nous sommes toujours au courant de ce qu'il se passe et nous traitons toutes les questions, primordiales ou non. Laissez-nous organiser votre réunion ou votre événement et concentrez-vous sur vos invités l’esprit tranquille !
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